اتوماسیون اداری کارا

سیستم اتوماسیون اداری کارا یک سیستم جامع و یکپارچه نرم افزاری برای مدیریت گردش اطلاعات و مکاتبات اداری و سازمانی است. یک ابزار نرم افزاری قوی ، سریع و دقیق برای ورود ، بازیابی ، جستجو ، مشاهده ، ویرایش ، گزارش گیری و گردش مجموعه اطلاعات سازمانی- اداری در بین تمام کارکنان و مدیران سازمان متناسب با ساختار آن است. گردش اطلاعات سازمانی- اداری می تواند شامل انواع مکاتبات ، نامه های وارده ، صادره و داخلی و یا انواع دستورات ، گزارش ها ، یادداشت ها ، پیغام ها ، مستندات ، گزارشات فنی و یا نمابرها و به طور کلی تمام اطلاعات الکترونیکی و غیر الکترونیکی باشد.



* به نیازها و مشکلات سازمانی پاسخ میدهد:

- دستیابی سریع و دقیق به اطلاعات ، مستندات ، سوابق و دیگر اطلاعات کاری

- بالا بردن سرعت گردش مکاتبات

- شناسایی گلوگاه های سازمانی

- نظارت بر عملکرد کارکنان

- ردگیری و پی گیری در لحظه کارها

- گزارشات و نمودارهای مدیریتی دقیق و در لحظه

- بالا بردن کمیت و کیفیت بهره وری و بهره دهی در ساختار سازمانی

- نگهداری اطلاعات به صورت الکترونیکی

- به وجود آمدن روش های مناسب اداری- سازمانی از طریق دوباره نگری به روش های کاری

- حذف گردش کاغذ

- تسهیل ثبت و گردش مکاتبات در صورت بالا بودن حجم مکاتبات

- صرفه جویی در هزینه زیاد بایگانی دستی ، کپی و گردش آن

- دسترسی به سیستم از راه دور از طریق خطوط تلفن و یا اینترنت



* بخشهای اصلی سیستم:

- کارتابل : وظیفه گردش انواع اطلاعات اداری و سازمانی مانند گردش نامه ها ، دستورات ، گزارش ها ، پیغام ها ، یادداشت ها و انواع فرم های اطلاعاتی الکترونیکی و غیر الکترونیکی را بر عهده دارد.

- نامه : یک دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی است که ثبت و حفظ اطلاعات انواع نامه ها ، پیوست ها و محل فیزیکی نگهداری این نامه ها را در قالب یک ساختار درختی دارد.

- ارتباطات : مسئول ورود دقیق اطلاعات فرستنده ها و گیرنده های مرتبط با سازمان است.

- تقویم : یک سررسید و تقویم الکترونیکی برای ساماندهی وظایف ، و قرارهای سازمانی و یادآوری آسان کارها است.

- تماسها : برای ثبت هر ارتباط و تماس داخل و خارج سازمان



* امکانات عمومی سیستم:

- پارامتریک بودن سیستم : به طوری که پیکربندی و استفاده قسمت های مختلف سیستم را آسان ، قابل تنظیم و منطبق با سازمان و کاربران می کند.

- رابط کاربر بسیار آسان و همه فهم به طوری که آموزش سیستم تنها در چند ساعت میسر است.

- دسته بندی اطلاعات: دسته بندی و مرتب کردن اطلاعات و مشاهده آن ها بر اساس تمام فیلدهای اطلاعاتی نمایش داده شده مانند تاریخ و زمان ارسال ، فرستنده ، موضوع و غیره.

- فیلتر: فیلترکردن اطلاعات و نمایش آن بر اساس نیازهای سازمانی

- نمایش انعطاف پذیر: انتخاب نمایش ستون های اطلاعات ، ترتیب محل نمایش و تغییر عنوان های آن توسط هر کاربر متناسب با نیاز و سلیقه



* امکانات اداری- سازمانی

- ایجاد کارتابل الکترونیکی برای کارکنان

- ثبت الکترونیکی نامه

- ثبت اطلاعات ریز فرستنده ها و گیرنده ها

- بایگانی نامه ها در قالب ساختار درختی

- امکان جستجوی سریع مکاتبات و مستندات ، حتی در متن و موضوع آن ها

- امکان جستجوی قوی و دقیق در تمام فیلدهای اطلاعاتی مکاتبات ، مستندات ، سوابق نامه ، حتی جستجو در مشخصات ریز وارد شده

- امکان ذخیره کردن نتایج جستجو و اطلاعات کاری و استفاده مستمر از آن

- قابلیت ضمیمه کردن اصل نامه پویش شده ، دورنگارهای دریافت شده الکترونیکی ، فایل های ورد ، اکسل و دیگر محصولات آفیس ، مستندات فنی و یا نقشه ها ، ضمیمه کردن پیوست های پویش شده و یا الکترونیکی موجود در انواع فرمت های دیگر مانند متن ، عکس ، موزیک ، فیلم ، و غیره

- گردش اصل نامه پویش شده همراه نامه

- گزارش ساز پویا که امکان ساخت ، ویرایش و ذخیره کردن گزارشهای متنوع از مستندات ، مکاتبات و گردش آن ها را به تفکیک تمام مشخصه های اطلاعاتی فراهم می کند

- نمایش اطلاعات در قالب نمودارهای مختلف و به صورت پویا

- امکان انجام عملیات مختلف مانند هامش روی نامه الکترونیکی ، به صورت معمولی و یا با استفاده از قلم نوری

- ساماندهی دفتر اندیکاتورهای مختلف

- بایگانی موقت نامه ها در یک ساختار درختی

- بایگانی دائمی نامه ها هر موقع که نیاز باشد

- امکان ارسال و گردش مکاتبات و مستندات و رونوشت های آن به صورت موازی برای کاربران مختلف

- امکان ثبت گردش مکاتبات

- ردگیری و پی گیری

- تعریف حقوق دسترسی و امنیتی استفاده از قسمت های مختلف سیستم برای هر کاربر

- گردش مستندات ، مکاتبات ، گزارش ها و غیره بدون نیاز به گردش کاغذ

- ارجاع نامه ، ارسال رونوشت نامه و رونوشت مخفی

- پیکربندی ظاهری کارتابل متناسب با خواست هر کاربر امکان مشاهده نامه ها ، پیغام ها ، گزارشات ، دستورات و تمامی اطلاعات دریافت شده و ارسالی در پوشه های جداگانه

- امکان ارتباط از راه دور