اتوماسیون اداری چاپارس با کارکرد تحت وب

اتوماسیون اداری چاپارس-کارتابل و گردش اداری نامه با کارکرد تحت وب

با راهنما (نصب ، راه اندازی ، آموزش)

نرم افزار کارتابل و گردش اداری با دبیرخانه در ارتباط است

اهداف مهم برنامه:

1. صرفه جویی در هزینه ها با حذف کاغذ از مکاتبات و روال های اداری

2. سادگی کار با برنامه

3. صرفه جویی در وقت با دسترسی سریع به سابقه ی آرشیو مکاتبات و اسناد

4. اعتماد به آرشیو و بایگانی نامه ها و مکاتبات اداری

5. سازماندهی مکاتبات اداری و روال کاری



اتوماسیون اداری چاپارس بر اساس ضوابط و ویژگیهای بخشنامه شماره 159536/1903 مورخ 21/8/82 کمسیون تخصصی اتوماسیون نظام اداری وابسطه به شورای عالی اطلاع رسانی طراحی و تولید شده است.

همچنین با اضافه شدن بخش های مورد نظر شرکت های خصوصی ، به قابلیت انعطاف پذیری و کارایی برنامه افزوده شده است. نسخه فعلی برنامه تحت LAN می باشد. نسخه تحت وب برنامه در حال آماده شدن می باشد.

امنیت فایل ها ( نامه ها )ی ثبت شده , سادگی استفاده از برنامه و کاربردی بودن برنامه جزو اولویت های بالا و نقاط قوت برنامه می باشد.

تمامی فایل های ثبت شده در برنامه اعم از امضای دیجیتالی , نامه های اسکن شده , فایل های word و .... در سیستم کد گذاری و به فایل باینری با حجمی در حد چند کیلو بایت تبدیل و سپس در بانک اطلاعاتی ذخیره می شود . بر این اساس انتقال (ترانسفر) اطلاعات با سرعت بالا انجام می گیرد , حجم بانک اطلاعاتی کم و امکان دسترسی به فایل ها فقط در برنامه و با دسترسی مشخص شده افراد امکان پذیر خواهد بود .

ارتباط برنامه با نرم افزار های ACD See, Media Player, Auto CAT, Adobe Acrobat, Microsoft word, .... برقرار می باشد.

امکان دریافت 4 فایل ضمیمه (پیوست) با فرمت های مختلف برای نامه های ثبت شده و مکاتبات داخلی ، از جمله ویژگیهای خوب این برنامه می باشد.

برنامه اتوماسیون اداری چاپارس جهت سهولت در استفاده و کاربری آسان تر به 2 نرم افزار "دبیرخانه" و "کارتابل" تقسیم شده است:



دبیرخانه (کامپیوتر کاربر دبیرخانه)

الف: نرم افزار دبیرخانه:

ثبت نامه ها (اسکن نامه) و ارسال آن برای کارتابل کاربران سازمان

گزارشات دبیرخانه و نامه های ثبت شده

گردش اداری نامه در سازمان (کامپیوتر کاربران)

ب – نرم افزار کارتابل و گردش اداری نامه ها:

دریافت نامه های ثبت شده و ارجاع شده.

امکان پاراف ، تعریف نامه ی جدید ، ارجاع به کاربران دیگر سازمان ، بایگانی شخصی و ارسال پیام های شخصی و ...



الف- مشخصات نرم افزار دبیرخانه :

با راهنما (نصب ، راه اندازی ، آموزش)

اهداف مهم برنامه:

1. صرفه جویی در هزینه ها با حذف کاغذ از مکاتبات و روال های اداری

2. سادگی کار با برنامه

3. صرفه جویی در وقت با دسترسی سریع به سابقه ی آرشیو مکاتبات و اسناد

4. اعتماد به آرشیو و بایگانی نامه ها و مکاتبات اداری

برنامه بر روی windows 2003, windows 2000 , windows XP و Vista بصورت تک کاربره و تحت شبکه قابل نصب می باشد.

بانک اطلاعاتی برنامه Microsoft SQL Server است.

نرم افزار دبیرخانه با برنامه کارتابل و گردش اداری نامه در ارتباط است

ارتباط برنامه با نرم افزار های ACD See, Media Player, Auto CAT, Adobe Acrobat, Microsoft word, .... برقرار می باشد.

امکان دریافت 4 فایل ضمیمه (پیوست) با فرمت های مختلف برای نامه های ثبت شده و مکاتبات داخلی ، از جمله ویژگیهای خوب این برنامه می باشد.



بخش تنظیمات برنامه :

1. چارت سازمانی: ( تعریف چارت سازمانی- تعریف واحدها- تعریف کاربران و حق دسترسی آنها- تعریف امضای دیجیتالی برای کاربر - ... )

2. تعریف مشخصات سازمان

3. رویت وضعیت کاربران ، ساعت اتصال ، مدت زمان اتصال ، IP استفاده شده و ...

4. تعریف الگوها (چارچوب ها)ی فایل های MsWord در برنامه و قابلیت استفاده برای کارتابل تمام کاربران

5. تعریف فایل های اسکن شده و قابلیت استفاده برای کارتابل تمام کاربران

6. دفترچه تلفن : امکان حذف و اضافه مشخصات سازمان ها , شرکت ها , اشخاص

7. تعریف موضوع نامه ها ( موضوع نامه ها در بخش دبیرخانه بطور خودکار توسط سیستم ثبت می شود و نیازی به تعریف توسط کاربر نیست)

8. تعریف پوشه های بایگانی بصورت نمودار درختی جهت بایگانی و دسته بندی نامه ها.



بخش دبیرخانه:

1. ثبت و بایگانی نامه های وارده:

• ثبت مشخصات نامه شامل : پیش شماره – شماره اندیکاتور – تاریخ ثبت – پیرو نامه – شماره نامه وارده و تاریخ نامه وارده تا 4 سطح – فرستنده – نام تحویل دهنده – موضوع – ارجاع به – پیوست – نوع پیوست – فرم نامه – نوع نامه – اولویت نامه – فیزیک نامه – توضیحات و شماره بایگانی و پوشه های بایگانی - سابقه نامه های وارده

- لینک با نامه به شماره پیرو

- تحویل رسید ثبت نامه

- امکان دریافت نامه از اسکنر با امکان پاراف و پی نوشت و درج امضای دیجیتالی در آن

- امکان دریافت 4 فایل ضمیمه با فرمت های مختلف

- امکان ارجاع بدون محدودیت نامه به کارتابل کاربران

- جستجو با شماره اندیکاتور

- انتخاب صادره بر وارده

- انتخاب کلید های میانبر

- ثبت بایگانی با عنوان و شماره بایگانی



2. ثبت و بایگانی نامه های صادره:

ثبت مشخصات نامه شامل :پیش شماره – شماره اندیکاتور – تاریخ ثبت – پیرو نامه – نام اقدام کننده –نام امضا کننده - گیرنده نامه – موضوع – ارجاع به – رونوشت به - پیوست – نوع پیوست – فرم نامه – نوع نامه – اولویت نامه – فیزیک نامه – توضیحات - شماره و پوشه بایگانی

- امکان چاپ فایل ضمیمه نامه

- امکان دریافت نامه از اسکنر با امکان پاراف و پی نوشت و درج امضای دیجیتالی در آن

- امکان دریافت 4 فایل ضمیمه با فرمت های مختلف

- امکان درج شماره اندیکاتور و تاریخ نامه در چاپ

- لینک به نامه پیرو

- جستجو با شماره اندیکاتور

- صندوق نامه های ارسالی از کارتابل کاربران – دریافت نامه ارسالی از کارتابل کاربران

- رونوشت بدون محدودیت

- ثبت بایگانی با عنوان و شماره بایگانی



3. مینوت: دریافت نامه های ارسالی از کارتابل کاربران , برای تصحیح و یا تعویض فایل ضمیمه و ارسال به کارتابل ارجاع دهنده یا به دبیرخانه جهت ثبت و بایگانی.

بخش گزارش:

1. گزارش بایگانی:

- امکان محدود کردن جستجو در محدوده زمانی

- جستجو بر اساس عنوان پوشه های بایگانی

- امکان چاپ نتیجه جستجو



2. گزارش دبیرخانه:

- جستجو با شماره اندیکاتور

- امکان محدود کردن جستجو در محدوده زمانی

- امکان محدود کردن جستجو با محدوده شماره اندیکاتور

- امکان جستجو با انتخاب هرآیتم از آیتم های ثبت شده در دبیرخانه (پیش شماره – شماره اندیکاتور – تاریخ ثبت – پیرو نامه – شماره نامه وارده و تاریخ نامه وارده تا 4 سطح – کد فرستنده و نام فرستنده – نام تحویل دهنده – نام موضوع – ارجاع به – پیوست – نوع پیوست – فرم نامه – نوع نامه – اولویت نامه – فیزیک نامه – توضیحات و شماره بایگانی)

- امکان چاپ نتیجه جستجو

- امکان چاپ نتیجه جستجو با ریز گردش اداری نامه برای هر شماره نامه

- گزارش تغییر متن نامه در هر گردش ( هر کارتابل )

- Report Generator چاپ انتخابی – نتخاب هر آیتم از آیتم های ثبت شده در دبیرخانه و امکان تغییر فضای نمایش هر فیلد



3. گزارش گردش نامه ها:

- امکان محدود کردن جستجو با بازه زمانی

- امکان محدود کردن جستجو با شماره اندیکاتور

- گزارش گردش اداری برای هر کاربر با عناوین:

- دریافت کننده نامه :نامه های دریافتی از دبیرخانه به عنوان ارجاع - وارده

- دریافت کننده نامه : نامه های دریافتی از دبیرخانه به عنوان رونوشت - صادره

- دریافت کننده نامه : نامه های دریافتی از کارتابل کاربران

- اقدام کننده نامه

- تعریف نامه جدید

- چاپ نامه

- گزارش گردش نامه

- گزارش جزیات ثبت نامه

- گزارش تغییر متن نامه در هر گردش ( هر کارتابل )



ب- مشخصات نرم افزار کارتابل و گردش اداری نامه:



اتوماسیون اداری یا سیستم گردش مکاتبات بدون کاغذ (Paperless)



بخش کارتابل

1.نامه های رسمی – مینوت :

- پیام هشدار توسط سیستم برای نامه های جدید

- نمایش لیست نامه های موجود در کارتابل

- مشخص بودن نامه های رویت شده , رویت نشده , پاراف شده و جواب داده نشده از یکدیگر

- امکان رویت جزیات ثبت هر نامه

- امکان تنظیم و انتخاب فیلدهای نمایشی و اندازه آنها در کارتابل توسط کاربر

- امکان رویت گردش اداری هر نامه

- امکان استفاده از قلم نوری برای پاراف

- امکان پی نوشت و دستور برای نامه ها

- امکان انتخاب فونت و رنگ برای پاراف