هزینه یابی بر مبنای فعالیت ABC و COQ

باسلام

احتراماً با توجه به بحث مدیریت هزینه های سازمان و همچنین لایحۀ هدفمند کردن یارانه ها از طرف دولت که باعث رقابتی شدن بازار میشود و اینکه شرکتهائی حق حیات دارند که بتوانند کالاوخدمات ارزانتر و با کیفیت بالاتری به بازار عرضه کنند ، این مؤسسه در نظر دارد با بهره گیری از توان فنی و تخصص پرسنل خود در زمینه های خدمات حسابداری مالی ، صنعتی و مدیریت ، نسبت به طراحی و پیاده سازی سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت ABC بعنوان سیستمی نوین ، دقیق و با گزارشات مدیریتی ، اقدام به ارائۀ خدمات فوق نماید . لذا به معرفی و اهداف این سیستم بطور مختصرجهت اطلاع آن سازمان محترم ، میپردازد.

معرفی سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت :

سیستم ABC آنهم از نوع نسل دوم ( Activity Based Costing) یا هزینه یابی برمبنای فعالیت نوعی قیمت تمام شدۀ نوین میباشد که جهت مدیریت هزینه ، بر روی مراکزفعالیت کل زنجیرۀ ارزش سازمان ( کل فعالیتهای تولیدی و غیرتولیدی) بعنوان مراکزی که کالا و خدمات ، تولید و عرضه مینمایند ، متمرکز است و با توجه به اینکه سهم هزینه های سربار سازمانها از بیشترین سهم و مهمترین بخش هزینه ها محسوب میشود ، نتیجۀ این امر دقت بالای تسهیم هزینه های سربار بر روی محصولاتی که فعالیت بیشتری به خود اختصاص داده اند ، میشود و در نهایت ، افزایش دقت تسهیم هزینه ها به محصولات باعث افزایش دقت قیمت تمام شدۀ یک واحد محصول یا خدمات میگردد و به تبع باعث تسهیل و تسریع در تصمیم گیری مدیران چه در حوزۀ درون سازمانی و چه در حوزۀ برون سازمانی خواهد شد در حالیکه در سیستمهای سنتی محض وحتی سیستمهای سنتی میانه که در حال حاضر در اکثر صنایع و سازمانهای ما مرسوم است بدلیل استفاده از مراکز هزینه آنهم با ماهیت کلی و عمده ، قیمت تمام شدۀ حاصله دقت چندانی نداشته و اعتباری جهت تکیه کردن بر اطلاعات آن ، وجود ندارد و از طرف دیگر بخاطر وجود تیپ کدینگ مالی غیر هدفمند بجای کدینگ هدفمند و مدیریتی ، مشکلات سازمانها در حوزۀ تصمیم گیری دو چندان شده است . بنابراین ارائۀ اطلاعات غلط و تحریف شده به مدیریت ، باعث تصمیم گیری غلط و در نهایت ، نتایج غلط خواهد بود چون وجود تحریف نوعی اشاعۀ گمراهی است و مدیریت جهت تصمیم گیری صحیح نیاز به جزئیات عملکرد دارد نه کلیات در نتیجه با اجرای سیستم ABC بسیاری از تصمیمات مؤخذه طبق سیستم سنتی ، باطل و اشکال و ایرادات سیستم قبلی با وضوح و استدلال بالائی بتوسط سیستم ABC بیان میشود .

اهداف سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت :

قبل از اجرای سیستم ABC ، مدیریت متمایل است که آیا منافع حاصل از اجرای طرح بر هزینه های طراحی و پیاده سازی طرح فزونی دارد یا نه ؟ که در اینجا حداقل منافع حاصله از اجرای طرح را حضورتان بازگو خواهیم کرد :

همانطور که گفته شد ، در سیستم ABC بر مراکز فعالیت بعنوان تولید کنندۀ کالا و ارائه دهندۀ خدمات توجه میشود همچنین مراکز فعالیت ، هزینه ها را مصرف می کنند در نتیجه هزینه ها طبق مراکزفعالیت گزارش میشود . به همین دلیل در سیستم ABC مدیریت علاقمند است که بداند :

1- جهت تولید محصول یا محصولات مختلف چه فعالیتهائی انجام و چه هزینه هائی بابت آن صرف میشود ؟

2- مراکز فعالیت با هزینه بالا کدامند و چــــرا ؟

3- جهت بهبود مراکزفعالیت ( از نظر کمی یا کایزنی و هم از نظر کیفی یا هزینه یابی کیفیت ) یا کاهش هزینه های زنجیرۀ ارزش ، چه فرصتها و جایگزین هائی موجود است ، آنهم از نظر روشهای تولید ، سفارش ساخت ، نوسازی تجهیزات و ابزارآلات و آموزش تخصصی کارکنان و غیره ؟

4- فرصتهای بازنگری قیمتهای فروش کالا و خدمات جهت رقابتی کردن بازارو افزایش مشتریان و در نهایت سودآوری بیشترنسبت به قبل کدامند ؟

5- فرصتهای بررسی طرحهای تولید محصولات ، ارائۀ خدمات و مشتریان جدید کدامند و چقدر سودآور و مطمئن هستند ؟

در سیستم ABC هزینه ها طبق مراکز فعالیت وهمچنین نرخ هر مرکز فعالیت بابت تولید یک واحد محصول بطور جداگانه و تفصیلی گزارش میشود و در نهایت امر مدیریت بهتر میتواند هزینه ها را کنترل و بهبود نموده و فرصتهای کاهش و حتی حذف هزینه ها را از طریق مدیریت بر مراکز فعالیت (ABM) انجام دهد . مسئله دیگر اینکه سیستمهای سنتی و سیستم ABC هر کدام پایه و اساس اجرای سیستمهای بودجه بندی و حسابداری مدیریت هستند در نتیجه سیستم های پایه بعنوان مراکز تاثیرگذار و سیستمهای بودجه و مدیریت بعنوان مراکز تاثیرپذیر یا مراکز اتومات تلقی میشوند . به همین خاطر مراکز پایه ای ضعیف باعث ضعف و ناتوانی در مراکز اتومات میگردد و عکس این قضیه هم کاملاً صادق است یعنی اقتدار و توانمندی مراکز پایه ای باعث اقتدار مراکز اتومات میشود همچنین با اجرای سیستم ABC میتوان سیستم هزینه یابی کیفیت COQ را دقیق تر و سریعتر اجرا نمود . سیستم COQ جهت بهـــبود کیفیت محصولات ، جلوگیری و کنترل هزینه های ناشی از بدی کیفیت یا هزینه های شکست ، ساماندهی شده است که با ریالی شدن بهبود مستمر کیفیت و تهیۀ ترازنامۀ کیفیت بصورت دوره ای ماهیانه ، فصلی ، شش ماهه و سالیانه ، نسبت به رهگیری منظم بهبود کیفیت محصولات و خدمات ، ساماندهی میشود .

لذا اهمّ موارد تشریح شدۀ فوق درمبحث ABC بشرح ذیل تلخیص میگردد :

1- افزایش دقت قیمت تمام شدۀ یک واحد محصول

2- توان گزارشگیری هزینه ها طبق مراکز فعالیت بعنوان مراکزی که عملیات تولید کالا و خدمات سازمان را انجام میدهند

3- اجرای اصولی مدیریت هزینه ها از طریق مراکز فعالیت

4- بهبود هزینه ها از طریق شناسائی فعالیتهای هرز و فاقد ارزش افزوده

5- ارزیابی عملکرد مراکز فعالیت و شناسائی هزینه های کیفیت هر مرکز (حسابداری سنجش مسئولیت)

6- فرصتهای شناسائی محصولات ، خدمات و مشتریان سودآور سازمان و همچنین محصولات و خدمات نوین و بهبود هزینه ها

روش اجرائی طراحی و پیاده سازی سیستم ABC بتوسط این مؤسسه بدین شکل است که در ابتدای امر نسبت به تهیۀ گزارش شناخت از موضوع اقدام و در گزارش شناخت علاوه بر نقاط ضعف ، پیشنهادات لازم طبقه بندی شده ، گانت چارت پروژه یا جدول زمانبندی اجرای پروژه و بهمراه نقشۀ راه عملیات طراحی و پیاده سازی سیستم ABC ارائه میگردد .

در فاز پیاده سازی پروژه و بعد از شناسائی و تثبیت مراکز و محرکهای فعالیت ، از نرم افزارتست کنندۀ ABC که بتوسط این مؤسسه تهیه شده ، استفاده میشود و بعد از اصلاحات نهائی و قطعی شدن سیستم ، فرمت نهائی سیستم جهت الحاق به نرم افزار سازمان ارائۀ میشود . در پایان پروژه نظــام نامۀ کار بعنوان سند نهائی تقدیم مدیریت سازمان خواهد شد ./ .