نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد و مدارک

با ما تماس بگیرید

تلفن تماس تهران : 44286688 - 44286661

44286196 - 44286197 - 44286091

تلفن تماس مشهد : 7283828-0511

پشتیبانی و خدمات سیار: 09377768588

فن اوری اطلاعات آفتاب فردا

تنوع و ازدیاد شمار مستندات و از همه مهمتر اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات باعث شده است تا تمامی سازمان ها،کارخانه‌ها، شرکت‌ها و صاحبان صنایع مختلف برای سهولت بازیابی اطلاعات موجود و مورد احتیاج در این مستندات به فکر ایجاد یک پایگاه داده مناسب و بهره‌گیری از فرم‌های مختلف برای مکانیزه نمودن سیستم مدیریت مستندات خود باشند. آنچه که هم‌اکنون با وجود سیستم‌های متفاوت و حجم بالای مستندات در هر سازمان مطرح می‌شود، یافتن راه‌حلی برای نگه داری و بازیابی اسناد و مدارک موجود در هر سازمان می‌باشد.

در این نرم ‌افزار سعی شده علاوه بر ارائه یک سیستم نرم ‌افزاری؛ کلیه الزامات این استانداردها پوشش داده شده و با حذف مدارک و سوابق کاغذی فرآیند مدیریت مستندات را تسهیل نماید.

تنوع و ازدیاد شمار مستندات و از همه مهمتر اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات باعث شده است تا تمامی سازمان ها،کارخانه‌ها، شرکت‌ها و صاحبان صنایع مختلف برای سهولت بازیابی اطلاعات موجود و مورد احتیاج در این مستندات به فکر ایجاد یک پایگاه داده مناسب و بهره‌گیری از فرم‌های مختلف برای مکانیزه نمودن سیستم مدیریت مستندات خود باشند. آنچه که هم‌اکنون با وجود سیستم‌های متفاوت و حجم بالای مستندات در هر سازمان مطرح می‌شود، یافتن راه‌حلی برای نگه داری و بازیابی اسناد و مدارک موجود در هر سازمان می‌باشد.

از سوی دیگر رویکرد سازمان ها در جهت استاندارد سازی فرآیندها و رویه های سازمانی و همچنین الگوبرداری از یک مرجع جهانی معتبر؛ استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949, …) را به عنوان یکی از مراجع شناخته شده و معتبر برای تمامی سازمانها مدنظر قرار داده است. یکی از الزامات اصلی این استاندارد مقوله مستندسازی، به عنوان پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت می باشد که مطابق بند 4-2 استاندارد ISO9001:2000 (الزامات مستندسازی) سازمان هایی موفق به دریافت گواهینامه‌های سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949,…) می‌شوند که این الزامات را در سازمان پیاده کرده و سوابق اجرای آن را نگهداری نمایند.

در نرم‌افزار پیش رو سعی شده علاوه بر ارائه یک سیستم نرم‌افزاری؛ کلیه الزامات این استانداردها پوشش داده شده و با حذف مدارک و سوابق کاغذی فرآیند مدیریت مستندات را تسهیل نماید.

راهبری سیستم : (Administration)

*تعریف گروه بندی های مختلف برای فرم ها و مدارک تا هر سطخ دلخواه ( حداقل 3 سطحی ) و اولویت بندی

*تعریف انواع مدارک: مانند نقشه ها، پروسه ها، دستورالعمل ها، استانداردها، کاتالوگ ها، ...

*تعریف انواع زیرگروه های مدارک: مثلاً در گروه نقشه ها 1-نقشه فنی محصول 2-نقشه ساختمانی 3-نقشه تاسیساتی

*امکان تعریف انواع وضعیت مدارک (معتبر، منسوخ، ... )

*امکان تعریف فرم های ورودی مدارک

*قابلیت تعریف فیلدهای موجود در فرم ها به صورت Index یا فیلد اجباری

*امکان تخصیص نرم افزارهای کاربردی جهت مشاهده فایل مدرک

*امکان کدگذاری اتوماتیک مدارک با توجه به نوع مدرک و زیر گروه آن

*ایمن سازی اسناد با تعریف کاربران سیستم

*امکان محدود کردن پرینت اسناد محافظت شده

*امکان تعریف انواع کدینگ مدارک

*امکان تعریف گروه های کاربری و تعریف نوع دسترسی آن ها به زیر گروه های مدارک )ایجاد، تغییر، جستجو، حذف....) جهت سهولت تخصیص دسترسی به کاربران

*امکان ایجاد بانک امانات جهت امانت دادن مدارک به کاربران

*امکان تهیه Backup از بانک اطلاعاتی بر روی DVD ......

کاربران سیستم : (User Preferences )

*امکان جستجو بر اساس کلیه فیلدهای مشخص

هر نوع مدرک یا زیر گروه آن با حالت های ترکیبی

*قابلیت دسترسی به نرم افزار از طریق شبکه درون سازمان با بکارگیری پروتکل TCP/IP

*قابلیت جستجو با استفاده از Index Word یا Wild card

*امکان ارتباط با اسناد تنها از طریق Content server به این معنی که امکان دسترسی مستقیم به اسناد وجود نداشته باشد.

*

قابلیت کپی گرفتن از اسناد و ذخیره سازی در مکان دلخواه

*پشتیبانی از کلیه فرمتهای استاندارد Windows

گروهبندی فرمها و مدارک

*تعریف ، ویراش و حذف گروه بندیها

*تعریف گروه بندی حداقل سه سطح برای تمامی فرم ها ( به صورت عنوان ، منو ، زیر منو و ...)

*تعریف گروه بندی حداقل سه سطح برای مدارک هر فرم

*تعریف گروه بندی حداقل سه سطح برای اپراتورها و کاربران

*تعیین اولویت گروه بندی ها

سیستم طراحی فرمها

*جستجوی فرم های طراحی شده بر اساس کد فرم و یا نام فرم

*تعریف فرم جدید شامل اطلاعات اصلی ، گروهبندی ، کد فرم و عنوان فرم

*تعریف فیلدهای اطلاعاتی فرم برای سازماندهی مدارک به صورت پویا شامل : اولویت ، گروه ، نام فیلد ، کد فیلد ، نوع فیلد ( عددی – رشته ای – متنی –تاریخ شمسی – تاریخ میلادی-بلی/خیر-انتخابی لیستی- انتخابی گلوله ای ) ، مقادیر پیش فرض لیست و توضیحات

*اصلاح فرم در هر زمان و تغییر نوع فیلدها و نحوه نمایش بدون از دست دادن اطلاعات

*حذف کامل فرم ها

سیستم مدیریت مدارک و پیوست اسناد

*جستجوی مدارک بر اساس :

oکد مدرک

oگروه مدرک – زیر گروه مدرک – زیر رزیر گروه

oترکیب سه فیلد اطلاعاتی مدرک به دلخواه ( جستجوی ترکیبی )

*تعریف مدرک جدید

oکد مدرک

آخرین ویرایش

oوضعیت مدرک ( فعال / غیر فعال )

oاطلاعات فیلد های مدرک ( که در فرم مربوطه تعریف گردیده )

*پیوست تمامی اسناد مربوط به مدرک شامل

تصاویر تمامی فرمتهای استاندارد (TIF- GIF-JPEG-JPG-BMP )

oمولتی مدیاSWF-AVI-MOV-MP3-WAV oمتنی

oآرشیو ( ZIP-RAR)

*مدیریت تصاویر استاندارد

oتغییر ابعاد – بزرگنمایی – کوچک نمایی

oایجاد کادر دور تصویر

oایجاد کپی از تصویر

oذخیره تصویر روی کامپیوتر

مدیریت کاربران (اپراتورها) و حق دسترسی ها به مدارک

*تعریف کاربران(اپراتورها)

*حق دسترسی کلی

*حق دسترسی به مدارک

*بر اساس گروه بندی فرم ها

*بر اساس گروه بندی کاربران

*اضافه کردن مدرک جدید

*اصلاح مدرک ( تمامی مدارکی که در گروه مربوط به فرم و کاربر قرار دارد )

*حذف مدرک ( تمامی مدارکی که در گروه مربوط به فرم و کاربر قرار دارد )

*جستجو و مشاهده ( تمامی مدارکی که در گروه مربوط به فرم و کاربر قرار دارد )

*اصلاح محدود ( مدارکی که خود شخص وارد نموده )

*حذف محدود ( مدارکی که خود شخص وارد نموده )

*جستجو و مشاهده محدود ( مدارکی که خود شخص وارد نموده )

مشخصات فنی سیستم

*دسترسی به نرم افزار از طریق پروتکل TCP/IP

*عدم نیاز به ارتقای سیستمهای موجود درسازمان برای اجرای نرم افزار

*پشتیبانی از تمامی فرمت های استاندارد که توسطWINDOWS پشتیبانی میشود ویا در آینده به آن اضافه خواهد شد بدون نیاز به اصلاح نرم افزار

*پشتیبانی از اطلاعات با حجم و تعداد زیاد بدون کاهش سرعت نرم افزار ( در این گونه سیستم ها بار اصلی بر روی سرور میباشد که با انتخاب سرور قوی از نظر فضای ذخیره سازی RAM و به طور کلی سخت افزار مناسب سیستم قادر به انجام عملیات بر روی اطلاعات با حجم بالا میباشد )

*سیستم صفحه بندی اطلاعات برای ارتقای سرعت سیستم و جلوگیری ازکاهش در حجم اطلاعات بالا

*بانک اطلاعاتی SQL-Server

کاربرد سیستم کنترل مدارک برای این امور می باشد:

*کتابها و اسناد کیفی(Quality Manual)

*رویه ها و دستورالعمل ها(Policies and Procedures)

*طرح ها و نقشه های مهندسی (Engineering Drawings)

*اسناد منابع انسانی(HR Documents)

*راهنمای کارکنان(Employee Handbook)

*راهنمای تامین کنندگان و کارپردازان(Supplier Handbook)

*وضعیت و شروط استانداردها (Standards Terms and Conditions)

*کلیه رکوردهای شرکت یا سازمان (Company Records)

*فاکتورها،رسیدها،و سایر اسناد مالی و اداری (Invoices , Receipts ,and other official and financial )

*قراردادها (Contracts)

*و سایر مدارک (And other Documents)