نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک ( DMS

نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک ( DMS )

((Document Management System

تحت وب ( Web Application )

مقدمه :

امروزه اسناد ، مدارک و اطلاعات مکتوب یک سازمان و شرکت از چنان اهمیتی برخوردار شده‌ است که لزوم مستند سازی در اولیت کاری تمامی شرکتها ، سازمانها و ارگانها کاملا احساس شده است .

حجم زیاد اسناد ، مدارک و اطلاعات موجود و اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات و نیز عدم دسترسی سریع و آسان ، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث کاهش ارزش و عدم در دسترس بودن به موقع آنها گردیده است .

از سوی دیگر رویکرد سازمان ها در جهت استاندارد سازی فرآیندها و رویه های سازمانی و همچنین الگوبرداری از یک مرجع جهانی معتبر ؛ استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949 )را به عنوان یکی از مراجع شناخته شده و معتبر برای تمامی سازمانها مدنظر قرار داده است ، که یکی از الزامات اصلی این استاندارد مقوله مستندسازی ، به عنوان پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت می باشد .

آنچه در موارد فوق مطرح گردید با وجود سیستم های سنتی بایگانی اسناد قابل دسترس نبوده و برای ارزش بخشی و قابل استفاده نمودن این اطلاعات می توان از سیستم مدیریت آرشیو اسناد و مدارک DMS در سازمانها و شرکتها سود برد .

نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک یکی از مناسبترین و سریعترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها ، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری ، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع ، دقیق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان می باشد .

با توجه به موارد فوق این شرکت اقدام به تهیه و اجرایی نمودن سیستم آرشیو اسناد و مدارک (DMS) نموده است که از جمله امکانات و مزایای سیستم به موارد زیر می توان اشاره نمود :

* امکان ایجاد چندین پوشه و زیر پوشه بدون محدودیت جهت دسته بندی اسناد و مدارک .

* تعیین سطح دسترسی به اسناد .

* ایجاد کاربر و تعیین سطح دسترسی کاربران جهت دسترسی به اسناد توسط مدیر سیستم .

* ثبت اطلاعات اسناد ( نوع سند ، گروه اصلی ، زیر گروه ، نام سند ، کلمات کلیدی سند ، توضیحات سند ، فایل و یا فایلهای مربوط به سند ، تعیین نوع فایل های هر سند بصورت اختصاصی برای هر فایل ، نام ثبت کننده سند ، تاریخ ثبت و تاریخ آخرین بروزرسانی سند )

* گزارش گیری متنوع اسناد .

* تعیین سند جهت در دسترس بودن برای عموم .

* ثبت یاد داشت ( نکته برداری ) توسط کاربران برای هر سند بصورت اختصاصی .

* قابلیت منحصر به فرد ثبت اسناد کاغذی با استفاده از Scan توسط انواع Scanner در محیط برنامه تحت وب ( تبدیل اسناد و مدارک شرکت یا سازمان از حالت کاغذی به صورت الکترونیکی )

* امکان حذف و بازیابی اسناد .

* قابلیت نگهداری اطلاعات در حجم وسیع .

* رابط کاربر فارسی و تحت وب .

* طراحی نرم افزار تحت شبکه و قابلیت اتصال از راه دور کاربران برای انجام کارهای روزمره بصورت Online و استفاده از سیستم نرم افزاری بصورت گسترده و غیر متمرکز تنها با وجود شبکه کامپیوتری ( LAN ) و یا اینترنت

* قابلیت تعریف سطوح امنیتی .

* قابلیت دسترسی به نرم افزار از طریق شبکه بدون محدودیت در تعداد کاربران .

* قابلیت کپی برداری از اسناد و نگهداری در محلی دیگر .

* ایمن سازی اسناد با تعریف کاربران سیستم.

* قابلیت اجرا بر روی تمام ویرایشهای ویندوز

* قابلیت اجرا بر روی سخت افزار های مختلف

* گزارشات مدیریتی ( کارکرد کاربران ، تعداد ، تاریخ ، ساعت ورود به سیستم و ... )

* امکان ایجاد محیط یکپارچه با دیگر سیستم های این شرکت ( مکاتبات اداری ( داخلی ) ، دفترچه تلفن و ... )

* پشتیبانی و ایجاد امکانات دیگر بصورت سفارشی بر روی نرم افزار

جهت کسب اطلاعات بیشتر لطفا به وب سایت www.parsict.com مراجعه فرمائید ، در ضمن با کلیک بر روی لینک زیر می توانید مشخصات کلی نرم افزار را ملاحظه فرمائید .

http://www.parsict.com/dms.aspx

با تشکر

شرکت فناوری اطلاعات و ارتباطات پارس پردازش سدید

تلفن : 44048769 – 44048768 – 021

www.parsict.com